Karriere
Specialist Workforce Management (m/w/d)
vitaservices GmbH & Co.KG
Mit dem Health Dialog helfen wir Menschen dabei, einen direkten und einfachen Zugang zu ihrer optimalen ambulanten Versorgung zu erhalten. Durch die sinnvolle Verbindung von unseren analogen und digitalen Angeboten verbessern wir die zeit- und ortsunabhängige Versorgung von PatientInnen. Mit über 300 medizinischen MitarbeiterInnen und durchgängiger Erreichbarkeit bietet das Telemedizinische Zentrum (TMZ) umfassende Services für Kassenärztliche Vereinigungen und Gesetzliche Krankenversicherungen – vom medizinischen Notdienst über den ärztlichen Bereitschaftsdienst bis zum Terminservice. Die Versorgungsplattform healthMatch ist der ergänzende zeit- und ortsunabhängige digitale Zugang für PatientInnen zu ihrer zur optimalen Versorgungsleistung.
Du hast Lust die Gesundheitsversorgung von morgen aktiv mitzugestalten?
Dann bewirb Dich jetzt!
Zum 01.04.2026 suchen wir einen Specialist Workforce Management (m/w/d) in Vollzeit
Key Facts
- Unbefristet ab dem 01.04.2026
- Vollzeit und 30 Tage Urlaub
- 3 Home Office, 2 Tage vor Ort (Standort Mannheim oder Chemnitz)
Dein Plus beim Health Dialog
- Interdisziplinäre Aufgaben
- Agile & digitale Unternehmensstrukturen
- Über 20 Jahre Wissen & Erfahrung in der digitalen Gesundheitswelt
- Mentoring & Wissensaustausch
- 30 Tage Urlaub
- Mobile Office
- Betriebliche Altersvorsorge
- JobRad: Fahrrad-Leasing zur beruflichen und privaten Nutzung
- Attraktive MitarbeiterInnen-Rabatte
- Online-Fitness-Angebot und gemeinsame aktive Mittagspausen
- Offene Feedback-Kultur und individuelle Weiterbildung
- Flexible Arbeitszeiten
- Frisches Obst und Freigetränke
Dafür brauchen wir dich im Specialist Workforce Management
- Du planst und steuerst das operative Tagesgeschäft
- Du stellst die Einhaltung der Serviceziele sicher
- Du lieferst transparente Analysen und Handlungsempfehlungen
- Du treibst kontinuierliche Verbesserungen aktiv voran
- Du erstellst Bedarfsprognosen für Call, Chat und E Mail
- Du analysierst Trends und leitest Planungsmaßnahmen ab
- Du steuerst Volumen und Kapazitäten im Tagesverlauf
- Du überwachst Warteschlangen, Statuszeiten und Servicelevel
- Du dokumentierst Abweichungen und leitest Maßnahmen ein
- Du erstellst und optimierst Dienstpläne
- Du bearbeitest Urlaubsplanungen und pflegst Personalstammdaten
- Du stellst eine bedarfsgerechte Besetzung sicher
- Du erstellst regelmäßige Reports für Management und Operations
- Du führst Soll Ist Vergleiche durch und leitest Optimierungen ab
- Du unterstützt bei neuen Projekten, Prozessanpassungen und Systemeinführungen
- Du arbeitest eng mit Operations, Human Resources, Quality, Information Technology und Teamleitungen zusammen
Das bringst du mit
- Du hast eine kaufmännische oder technische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation
- Sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse sind von Vorteil
- Du verfügst über sehr gute analytische Fähigkeiten
- Erfahrung in Workforce Management, Personaleinsatzplanung oder Callcenter Steuerung sind vorhanden
- Du hast sehr gute Excel Kenntnisse, insbesondere Pivot Tabellen, Formeln und Auswertungen
- Du hast einen sicheren Umgang mit Reporting und Planungssystemen
- Strukturierte Arbeitsweise und gutes Zeitmanagement sind für dich selbstverständlich
- Teamorientiertes Arbeiten und klare Kommunikation gehören zu deinem Arbeitsalltag dazu
So funktioniert das Kennenlernen
Der Bewerbungprozess
Schritt 1
Vielen Dank für Deine Bewerbung
Nachdem Deine Bewerbung bei uns eingegangen ist, folgt der Abgleich Deiner Bewerbungsunterlagen durch unsere HR-MitarbeiterInnen und den Fachbereich.
Schritt 2
1. Interwiew
Wenn Dein Profil den fachlichen und persönlichen Anforderungen der Stellenausschreibung entspricht, freuen wir uns Dich zu einem 1. Interview einzuladen. In diesem Gespräch möchten wir Dich kennenlernen. Fragen zu Deiner bisherigen Laufbahn, Erfahrungen und fachlichen Eignung stehen hier im Fokus. An dem Gespräch nehmen in der Regel die zukünftige Führungskraft und jemand aus dem HR-Team teil.
Schritt 3
2. Interwiew
Das 2. Interview findet in der Regel mit der zukünftigen Führungskraft statt. Das Gespräch dient dazu persönlichkeitsbezogene und kompetenzbasierte Aspekte noch einmal vertieft zu erfragen und Dein fachliches Verständnis mit unseren Anforderungen abzugleichen.
Schritt 4
Finale Entscheidung & ggf. Vertragsangebot
Nach Prüfung aller Ergebnisse aus den Unterlagen und den persönlichen Gesprächen setzen wir uns mit Dir in Verbindung und teilen Dir die Entscheidung mit. Wenn alles passt und Du eine Zusage erhalten hast, senden wir Dir das schriftliche Vertragsangebot zu. Die Rahmenbedingungen klären wir in den Interviews vorab.
Du hast eine Absage bekommen? Oftmals sind es kleine Details, die zu dieser Entscheidung geführt haben. Wir bedanken uns dennoch für Dein Interesse an unserem Unternehmen und Deine Zeit.
Sabrina Mahr
Specialist Corporate Human Resources
Yasmin Metz
Specialist Corporate Human Resources